Wat zijn voorraden en bestellingen in uitvoering? Uitleg en voorbeelden

Een balansrubriek die je meer vertelt dan je denkt zijn de voorraden. Niet elk bedrijf heeft voorraden op de balans. Er zijn nu eenmaal sectoren waarin grote voorraden aanhouden niet nodig is. Maar wanneer deze balansrubriek doorheen de jaren serieus begint op te lopen zou er een belletje moeten gaan rinkelen. We ontdekken in dit artikel alle geheimen van deze op het eerste gezicht evidente balansrubriek!

Wat zijn voorraden op de balans?

De voorraden moet je zien als de ‘stock’ van de ondernemng. Je kan je dit nog het beste voorstellen als het ‘magazijn’ of de opbergruimte van het bedrijf, waar producten worden opgeslagen in afwachting van verkoop.

Dat hoeven trouwens geen afgewerkte producten te zijn. Het kan ook gaan om materiaal en grondstoffen die het bedrijf nodig heeft om uiteindelijk zijn producten mee te vervaardigen.

Het is niet zo dat elke onderneming sowieso een voorraad heeft. Je zal soms balansen zien waar er geen voorraden te zien zijn. Voor sommige sectoren is dat normaal. Men hoeft immers niet altijd een stock aan te leggen om zijn diensten of producten te kunnen verkopen. Een advocaat bijvoorbeeld heeft geen voorraad nodig om zijn beroep te kunnen uitoefenen.

Waar staan ze op de balans?

Je vindt de voorraden terug op het actief van de balans bij de vlottende activa:

Je zal zien dat ze op de balans in verschillende types zijn verdeeld. Een bedrijf kan immers verschillende soorten voorraden hebben. Welke? Dat komt zo meteen aan bod!

Wat is het verschil tussen voorraden en bestellingen in uitvoering?

Je merkt op de balans hierboven dat onder de voorraden vooral een opsplitsing wordt gemaakt tussen ‘voorraden’ en ‘bestellingen in uitvoering’. Wat is het verschil? De voorraden moet men nog verkopen. De bestellingen in uitvoering zijn voorraden die al verkocht zijn.

Het is dus beter om veel bestellingen in uitvoering en minder voorraden te hebben dan omgekeerd. Voor bestellingen in uitvoering heb je immers al een koper gevonden, voor de voorraden nog niet

BELANGRIJK INZICHT!

Kijk niet gewoon naar het bedrag aan voorraden en bestellingen in uitvoering, maar ook naar de onderverdeling. Gaat het vooral om voorraad of vooral om bestellingen in uitvoering? Het tweede is positiever dan het eerste

Soorten voorraden

Veel bedrijven hebben maar één soort voorraad: de ‘handelsgoederen’. Maar bedrijven waar een heel productieproces gebeurt hebben verschillende soorten voorraden. Die voorraden zijn dan ook verder opgedeeld in

• Grond- en hulpstoffen: de voorraad grondstoffen die je nodig hebt om je producten mee te maken. Denk bijvoorbeeld aan een voorraad katoen of een voorraad steenkool.
• Goederen in bewerking: de voorraad deels afgewerkte producten. In sommige bedrijven neemt het productieproces een lange tijd in beslag of bestaat het uit tal van stappen. Als het bedrijf gewoon producten inkoopt om ze zonder bewerking verder te verkopen zal je geen rubriek ‘goederen in bewerking’ vinden.
• Gereed product: de voorraad van producten die volledig klaar en afgewerkt zijn
• Handelsgoederen: de meest gangbare vorm van voorraden voor bedrijven die producten inkopen om zonder enige bewerking aan hun klanten verder te verkopen. In veel bedrijven is dit de enige soort voorraad. Handelsgoederen zijn net als de voorraden in ‘gereed product’ volledig afgewerkte goederen. Het verschil is dat een gereed product is ontstaan na een heel productieproces, een handelsgoed daarentegen werd niet eerst bewerkt.

Is het je opgevallen? De eerste drie voorraden (grond- en hulpstoffen, goederen in bewerking en gereed product) kan je ook zien als drie opeenvolgende (chronologische) stappen in het productieproces.

In een vennootschap die het verkort model van jaarrekening gebruikt zie je geen detail van de voorraden op de balans (althans niet in de gepubliceerde jaarrekening). Bij bedrijven die het volledige model gebruiken krijg je meer detail te zien:

Hoe interpreteer je ze?

Is veel voorraden hebben positief? Soms wel, maar lang niet altijd.

Een goeddraaiende activiteit…

Een hoge voorraad kan er op wijzen dat de activiteit zodanig goed ‘draait’ dat er voortdurend een grote stock moet zijn om alle klanten, die staan te popelen om je producten te kopen, van producten te kunnen voorzien.

Zo’n bedrijf heeft natuurlijk voortdurend een grote stock nodig om al die enthousiaste klanten die staan te dringen om de producten van het bedrijf te kopen te kunnen geven wat ze komen vragen.

…of een teken aan de wand?

Maar een hoge voorraad kan ook wijzen op problemen, naast andere signalen dat een bedrijf in problemen zit. Misschien krijg je je stock aan de straatstenen niet verkocht, bijvoorbeeld omdat je met verouderde modellen en producten zit die bijna niemand op dit moment nog wil kopen.

In het ergste geval kan je ze zelfs niet meer verkocht krijgen wanneer er zich toch nog iemand aandient om iets te kopen: het product is intussen vervallen, bedorven, rot, beschimmeld, of er staat haar op je voorraad.

Ik herinner mij een aflevering van het bekende programma ‘Andermans zaken’ (VRT) waarin het probleem van een speelgoedwinkel er juist in zat dat onder de winkel een gigantische voorraad lag te verkommeren, vol met inmiddels totaal verouderde zaken en speelgoed die niemand meer wou kopen.

De redenering van het bedrijf was: als je een grote voorraad hebt en veel in stock hebt kan je geinteresseerde klanten altijd meteen helpen en meteen geven wat ze vragen. Je hoeft het niet eerst zelf te bestellen bij de leverancier. Dat klopt natuurlijk, maar hoe meer voorraden je aanhoudt, hoe groter het risico dat je er uiteindelijk “blijft mee zitten” omdat er geen koper langskomt.

Op termijn kan het gevolg een enorme voorraad zijn, waar je niet meer vanaf raakt. Dat zijn dan zogezegd bezittingen en ‘activa’ op je balans, maar in feite hebben ze nauwelijks nog waarde omdat ze hopeloos verouderd zijn. De kans dat je er nog een koper voor vindt is quasi nul.

Een interessante ratio die je kan helpen om de voorraden te interpreteren is de voorraadrotatie.

BELANGRIJK INZICHT!

Hoge voorraden zijn niet altijd positef, maar kunnen een teken zijn van problemen

Waardering van de voorraden

De grond- en hulpstoffen, de afgewerkte producten en de handelsgoederen worden gewaardeerd tegen hun aanschaffingswaarde of tegen hun marktwaarde op balansdatum, als die lager is.

In theorie zou je elk onderdeel van de voorraden apart moeten waarderen, maar dat is in de praktijk zelden haalbaar. Een bedrijf mag dus een globale voorraadwaardering toepassen. Ze kunnen daarbij kiezen uit drie methoden:

• waardering tegen gewogen gemiddelde prijzen: de volledige voorraad wordt gewaardeerd aan eenzelfde gewogen gemiddelde prijs
• FIFO (first in first out): de eerst aangekochte goederen worden geacht eerst te zijn verkocht en de nog resterende voorraad wordt gewaardeerd tegen de prijs van de ‘jongste’ goederen
• LIFO (last in first out): de laatst aangekochte goederen worden geacht het eerst te zijn verkocht en de nog resterende voorraad wordt dus gewaardeerd tegen de prijs van de ‘oudste’ goederen

Goederen in bewerking, gereed product en de bestellingen in uitvoering worden gewaardeerd tegen vervaardigingsprijs. De onderneming mag al of niet de indirecte productiekosten, die onrechtstreeks aan het product toewijsbaar zijn, opnemen in de vervaardigingsprijs.

Wil je meer weten over de boeking en waardering van voorraden, check dan zeker eens het CBN-advies dat hierover is gepubliceerd.

Vond je dit een interessant artikel? Nog nooit was makkelijk op de hoogte blijven van wat op deze site verschijnt zo makkelijk als door in te schrijven op onze gratis nieuwsbrief!

Als je meer wil leren over hoe je de voorraden correct leest of over balansanalyse in het algemeen, neem dan eens een kijkje bij onze aanbevelingen voor interessante boeken en tools!