Een balans bestaat op de actiefzijde uit twee grote bestanddelen of ‘blokken’. Eerst komen de vaste activa. Zij blijven meestal lange tijd onveranderd. Ze staan tegenover de vlottende activa, die veel vlugger komen en gaan. De belangrijkste vlottende activa zijn voorraden en vorderingen. Maar daarnaast zijn er zowel in België als Nederland nog heel wat andere voorbeelden. Wat vind je er allemaal terug en wat betekenen die cijfers?
Wat zijn vlottende activa?
Vlottende activa zijn, net als vaste activa, bezittingen van een bedrijf. Maar in tegenstelling tot die vaste activa blijven ze maar korte tijd in de onderneming. Vlottende activa wijzigen bijna dagelijks. Voorraad of geld in kas kan immers van de ene dag op de andere (of zelfs tijdens de dag!) veranderen. Dat is niet zo bij vaste activa. Een vast actief zoals een gebouw of machine verandert niet elke dag. Er zitten meestal morgen niet opeens drie gebouwen extra in het bedrijf.
Vlottende activa noemt men ook wel eens ‘vlottend kapitaal’, al is die term wat minder gangbaar.
Voorbeelden van vlottende activa
Zowel in België als Nederland vind je bij de vlottende activa heel wat verschillende onderdelen. Een aantal komen in beide landen voor en zijn belangrijke vlottende activa:
- Voorraden
- Vorderingen
- Geldbeleggingen of ‘effecten’
- Liquide middelen
Bij de vlottende activa vindt je ook ‘overlopende rekeningen’ (in België) of ‘overlopende activa’ (in Nederland), een wat eigenaardig actief. Het gaat onder andere om kosten die je nu al hebt betaald, maar die eigenlijk over het volgende boekjaar gaan. Denk maar aan een verzekeringspremie of aan vooruitbetaalde huur.
In België staan de overlopende rekeningen helemaal onderaan de balans. In Nederland vindt je de ‘overlopende activa’ (of overlopende posten) bij de vorderingen.
Plaats op de balans
Even kijken hoe de vlottende activa er op de balans uitzien.
België
Nederland
Voorraden op een Belgische balans
De voorraden zijn de ‘stock’ van het bedrijf. Wat ligt er in het magazijn of de kelder van het bedrijf allemaal te wachten om verkocht te worden? Het kan ook gaan om materialen zoals metaal, katoen, kruiden, noem maar op. Kortom, alles wat het bedrijf gebruikt om producten te maken dus.
De voorraden zijn op de balans in verschillende types verdeeld. Een bedrijf kan immers verschillende soorten voorraden hebben.
Voorraad of bestellingen in uitvoering?
Vooral de opsplitsing in ‘voorraden’ en ‘bestellingen in uitvoering’ is belangrijk. Wat is het verschil? De voorraden moet men nog verkopen. De bestellingen in uitvoering zijn voorraden die al verkocht zijn.
Onthoud:
“Het is beter om veel bestellingen in uitvoering en minder voorraden te hebben dan omgekeerd. Voor bestellingen in uitvoering heb je immers al een koper gevonden, voor de voorraden nog niet”
Soorten voorraden
Veel bedrijven hebben maar één soort voorraad: de ‘handelsgoederen’. Maar bedrijven waar een heel productieproces gebeurt hebben verschillende soorten voorraden. Die voorraden zijn dan ook verder opgedeeld in:
- Grond- en hulpstoffen: de voorraad grondstoffen die je nodig hebt om je producten mee te maken. Denk bijvoorbeeld aan een voorraad katoen of een voorraad steenkool.
- Goederen in bewerking: de voorraad deels afgewerkte producten. In sommige bedrijven neemt het productieproces een lange tijd in beslag of bestaat het uit tal van stappen. Als het bedrijf gewoon producten inkoopt om ze zonder bewerking verder te verkopen zal je geen rubriek ‘goederen in bewerking’ vinden.
- Gereed product: de voorraad van producten die volledig klaar en afgewerkt zijn
- Handelsgoederen: de meest gangbare vorm van voorraden voor bedrijven die producten inkopen om zonder enige bewerking aan hun klanten verder te verkopen. In veel bedrijven is dit de enige soort voorraad. Handelsgoederen zijn net als de voorraden in ‘gereed product’ volledig afgewerkte goederen. Het verschil is dat een gereed product is ontstaan na een heel productieproces, een handelsgoed daarentegen werd niet eerst bewerkt.
Is het je opgevallen? De eerste drie voorraden (grond- en hulpstoffen, goederen in bewerking en gereed product) kan je ook zien als drie opeenvolgende (chronologische) stappen in het productieproces.
Voorraden op een Nederlandse balans
In Nederland zijn de voorraden onderverdeeld in drie types:
- Grond- en hulpstoffen: de voorraad aan grondstoffen waarmee het bedrijf zijn producten maakt. Denk bijvoorbeeld aan metalen, ijzer, stoffen.
- Onderhanden werk: een bedrijf heeft van een klant de opdracht gekregen om werk uit te voeren, maar er is nog geen factuur verstuurd. Toch verwacht het bedrijf hieruit op korte termijn geld.
- Gereed product en handelsgoederen: hier heb je de volledig afgewerkte producten, klaar voor verkoop.
Vorderingen op een Belgische balans
Er zijn ruwweg twee types vorderingen: handelsvorderingen en ‘overige vorderingen’. Wat is het verschil?
Handelsvorderingen
Stel dat je bedrijf aan zijn klanten uitstel van betaling geeft. Een klant bestelt iets en krijgt nadien een factuur die men pas ten laatste over een maand moet betalen. In dat geval ontstaan ‘handelsvorderingen’. Dit zijn dus vorderingen op je klanten. Men deelt ze verder op in vorderingen op ten hoogste één jaar of langer dan één jaar, al naargelang de resterende looptijd ervan.
Dit betekent dus ook:
“Een zaak waar je als klant meteen betaalt heeft geen vorderingen op haar klanten. Denk bijvoorbeeld aan een kapper, een snackbar of een winkeltje.”
Het is dus vrij vreemd wanneer je op de balans van pakweg een kapperszaak een groot bedrag aan ‘handelsvorderingen’ ziet staan. Je afvragen waar dit concreet over gaat is dan een goede reflex.
Overige vorderingen
Kijk zeker ook goed naar de rubriek ‘overige vorderingen’. Hieronder kan vanalles zitten, maar de twee vaakst voorkomende zaken zijn:
- Nog terug te krijgen belasting (bv. in België BTW)
- Een rekening courant zaakvoerder
Een rekening courant op het actief doet zich voor wanneer de zaakvoerder geld van zijn bedrijf voor privézaken gebruikt. Het bedrijf krijgt op die manier een vordering op haar eigen zaakvoerder. Je kan wel raden dat dit een negatief punt in de balans is. Geld uit je bedrijf nemen voor privé-aankopen, dat is niet de bedoeling van een gezonde onderneming. Soms gebeurt het vrij onschuldig. De privé-rekening staat negatief en men hevelt ‘tijdelijk’ gauw wat geld over van de bedrijfsrekening. ‘Kan geen kwaad’, denkt men, ‘ik zet dat geld later wel weer terug’.
Verwar dit niet met de rekening courant op het passief van de balans. Die vindt men onder de ‘overige schulden’. Hier stopte de zaakvoerder privé-geld in zijn bedrijf, wat natuurlijk wel een positief punt is.
Vorderingen op een Nederlandse balans
Op een Nederlandse balans verdeelt men de vorderingen ruwweg als volgt:
-
- 1. op handelsdebiteuren
- 2. op groepsmaatschappijen
- 3. op participanten en op maatschappijen waarin wordt deelgenomen
- 4. overige vorderingen
- 5. van aandeelhouders opgevraagde stortingen
- 6. overlopende activa
Men splitst de vorderingen dus op naargelang het type: op wie heeft men een vordering?
Bijzondere aandacht verdienen de ‘overige vorderingen’. Hier vindt men soms een ‘rekening courant zaakvoerder’. De zaakvoerder nam geld van zijn bedrijf voor privé-aankopen: een heel negatief punt in een jaarrekening. Pas wel op: een bedrag hier betekent niet automatisch een rekening courant. Je kunt hier bijvoorbeeld ook terug te krijgen belastingen vinden. Een detail opvragen is dus vaak nuttig.
Geldbeleggingen of ‘effecten’
In deze rubriek vind je beleggingen op korte termijn. Denk bijvoorbeeld aan termijndeposito’s, aandelen of obligaties.
Geen financiële vaste activa
Maar wat is het verschil met die andere rubriek op het balans, de ‘financiële vaste activa’? Financiële vaste activa zijn bijvoorbeeld participaties in andere bedrijven, waarbij je de aandelen op langere termijn behoudt. Je koopt die aandelen dus niet meteen als belegging. Dat is wel het geval bij aandelen in de ‘geldbeleggingen’ of ‘effecten’. Hier is het je bedoeling om ze binnen het jaar terug van de hand te doen.
Beleggen in je eigen aandelen?
In België kan een bedrijf ook in haar eigen aandelen beleggen. Hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Men spreekt dan van ‘inkoop van eigen aandelen’. Dit mag wanneer de aandeelhouders het goedkeuren. Ook ben je verplicht om op het passief een gelijkaardige onbeschikbare reserve aan te leggen. Je dient dit ook duidelijk te maken op de balans. Dat doe je door een deelrubriek ‘eigen aandelen’ te vermelden onder de ‘geldbeleggingen’.
Ook in Nederland kan een NV of BV een ‘inkoop van eigen aandelen’ doen wanneer ze aandelen van aandeelhouders overneemt. Voorwaarde is wel dat die aandelen werden volgestort. Er staat ook een maximum op: je mag niet meer dan 50% van het geplaatst kapitaal inkopen.
Liquide middelen
Liquide middelen zijn vooral cash geld op zichtrekeningen (girorekeningen). Je kon vroeger in deze rubriek ook wel te innen waarden zoals coupons en cheques vinden, maar dit komt nu nog weinig voor. Ook geld in de kassa brengt men hier onder, maar mensen hebben uiteraard steeds minder cash op zak.
Theorie achter de vlottende activa
Je kunt natuurlijk de types vlottende activa uit het hoofd leren en je er verder geen vragen stellen. Maar het is veel beter wanneer je ook de theorie en logica achter die indeling snapt.
Geen willekeurige indeling
De vlottende activa zijn net als het volledige balansactief niet toevallig zo ingedeeld. Hoe meer naar de onderkant van de balans, hoe makkelijker men het actief in geld kan omzetten. Om die reden zitten de liquide middelen helemaal onderaan. Zij hoeven zelfs niet meer in geld omgezet te worden, ze zijn al geld.
Effecten of geldbeleggingen zijn het op één na ‘vlottendste’ actief. Door een belegging te verkopen zet je het vrij snel om in geld. Nog iets hoger staan de vorderingen. Die zijn weeral wat minder makkelijk om te zetten in geld, omdat je voor de betaling afhangt van iemand anders. Maar zodra die betaalt krijg je weer cash binnen. Voorraden tenslotte staan nog hoger, want hier moet je eerst zelfs nog een koper vinden voor je nog maar een vordering krijgt en dus geld kan verwachten.
Om dezelfde reden staan de vaste activa ook eerst op het actief en dan pas de vlottende activa. Vaste activa zoals een gebouw of machine zijn niet zo snel in geld om te zetten dan vlottende activa.
De exploitatiecyclus
Tussen de vlottende activa onderling is er ook een verband. Met andere woorden: ze staan niet los van elkaar. Alles vertrekt bij de liquide middelen onderaan. Daarmee koop je de voorraden of grondstoffen om je producten te maken. Die voorraden of de afgewerkte producten verkoop je daarna aan je klanten, waardoor handelsvorderingen ontstaan. Als je die vorderingen int krijg je weer liquide middelen en zo ben je weer bij het begin. De vlottende activa vormen dus samen een soort cyclus of kringloop, ook wel bekend als de ‘exploitatiecyclus’ van het bedrijf.
Andere bedenkingen bij de vlottende activa
Bij de vlottende activa kan je nog een aantal kanttekeningen maken. Het is interessant om er wat langer bij stil te staan.
Vorderingen op meer dan één jaar?
Op Belgische balansen is het eerste vlottende actief de ‘vorderingen op meer dan één jaar’. Men maakt dus onderscheid tussen die vorderingen op meer dan één jaar en de vorderingen op ten hoogste één jaar. Dit is meteen voer voor discussie. Ervaren ‘balanslezers’ vinden deze rubriek niet echt meer een vlottend actief. Ze verplaatsen dit daarom liever van vlottend naar vast.
Toegegeven, er valt iets voor te zeggen. Vlottende activa zijn meestal heel vluchtig. Ze komen en gaan. Maar wanneer vorderingen over meer dan één jaar gaan zijn ze eigenlijk meer vast dan vlottend geworden.
Handelsvorderingen
Een andere bedenking kan je maken bij de handelsvorderingen. Het bedrag zegt op zich weinig, want wat gaat er precies achter schuil? Hoe oud zijn die vorderingen? Hoe ouder hoe kleiner de kans dat het bedrijf ze nog zal kunnen innen. Met andere woorden: de kwaliteit kan sterk verschillen.
Het is ook niet meteen een goed teken wanneer de handelsvorderingen sinds het laatste boekjaar sterk beginnen oplopen. OK, het bedrijf heeft misschien ook meer verkocht het laatste jaar. In dat geval zijn stijgende handelsvorderingen niet meer dan normaal. Maar als de handelsvorderingen toenemen terwijl de omzet en de verkopen dalen of ter plaatse trappelen is er misschien meer aan de hand. Het zou kunnen dat het aantal wanbetalers in het klantenbestand sterk is gestegen. Dit zou het bedrijf in problemen kunnen brengen.
Heel interessant is dan ook een ouderdomsanalyse van de vorderingen. Door een detail van de vorderingen te vragen kan je goed zien hoe het bedrijf er op dat vlak aan toe is. Zijn de vorderingen eerder ‘jong’ of al heel oud? Veel oude vorderingen zijn natuurlijk minder goed want:
“Hoe ouder de vorderingen, hoe kleiner de kans dat ze nog betaald worden”
Momentopname
Niets aan te doen, maar een balans is altijd een momentopname. Ze toont de toestand van het bedrijf op de laatste dag van het boekjaar. Wat je ziet staan aan voorraden, vorderingen en andere vlottende activa is dus niet altijd honderd procent betrouwbaar. Veel liquide middelen zijn een goede zaak, maar op zich geen zekerheid. Misschien stond er de volgende dag alweer veel minder op rekening. De vlottende activa met een korrel zout nemen is dus aan te raden!
Lees meer
Overlopende rekeningen en posten