Oprichtingskosten vind je terug op de actiefzijde van de balans. In België is dit de eerste rubriek op het actief. In Nederland maken ze deel uit van de immateriële vaste activa. Hoewel de naam voor zichzelf spreekt kan het geen kwaad om deze rubriek wat diepgaander te bekijken. De benaming van deze balanspost is trouwens een beetje misleidend. Het gaat immers niet alleen om kosten bij de oprichting van een vennootschap, maar ook om uitgaven in latere stadia. Zo komen ook bij kapitaalsverhogingen oprichtingskosten om de hoek kijken. In België kan je zelfs herstructureringskosten in deze rubriek aantreffen. Maar welke kosten mag je hier nu onderbrengen en welke niet? En mag je in België en Nederland oprichtingskosten afschrijven en activeren over meerdere boekjaren?
Wat zijn oprichtingskosten?
Definitie
Zoals de naam suggereert gaat het om kosten gemaakt bij het begin van de vennootschap. Je eigen bedrijf starten gaat nu eenmaal gepaard met heel wat kosten. Deze vallen onder de ‘oprichtingskosten’.
Een voorbeeld
Stel, je hebt de knoop doorgehakt: je gaat je eigen bedrijf starten! Je kan er niet om heen: je moet eerst langs de notaris. Je notaris zal een oprichtingsakte maken. Deze akte legt de benoeming van de zaakvoerder(s) en de statuten van je onderneming vast. Maar je kunt wel raden dat de notaris niet gratis of uit liefdadigheid werkt. De akte gaat je dus geld kosten. Die notariskosten kan je boeken als ‘oprichtingskosten’.
Andere oprichtingskosten
Andere typische oprichtingskosten in België zijn de kosten van publicatie in het Belgisch Staatsblad of de inschrijving in het handelsregister. Denk ook aan inschrijvingskosten bij de Kruispuntbank van Ondernemingen. Ook in Nederland komen bovenop de notariskosten nog een aantal administratieve kosten en een vergoeding voor de Kamer van Koophandel.
Plaats op het actief van de balans
België
De oprichtingskosten zijn de eerste en hoogste post op het actief van de balans. Je hoeft dan ook niet lang te zoeken: het is het eerste item op de actiefzijde.
De oprichtingskosten vormden samen met de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa de vier rubrieken en onderdelen van de ‘vaste activa’. Maar sinds 1 januari 2016 en de omzetting van de Europese ‘Jaarrekeningrichtlijn’ in Belgisch recht kregen de oprichtingskosten een nieuw plekje. Ze zijn nu uit het blok ‘vaste activa’ gehaald en verschijnen als eerste, zelfstandige balanspost boven de vaste activa.
Nederland
In de balans van een Nederlandse onderneming vind je de oprichtingskosten onder de immateriële vaste activa. De Nederlandse wetgever beschouwde deze kosten immers steeds als een immaterieel vast actief, daar waar men in België de oprichtingskosten steeds als een afzonderlijk actief heeft gezien.
Alleen bij oprichting?
Toch is de term ‘oprichtingkosten’ ook wat misleidend. Het gaat immers niet alleen om kosten bij de oprichting en start van de vennootschap. Ook in een later stadium kan een vennootschap kosten maken die hier thuishoren. Het gaat dan om investeringen in verband met de ontwikkeling of de herstructurering van de vennootschap.
Kosten van kapitaalsverhoging
Stel bijvoorbeeld dat de onderneming later een kapitaalsverhoging doorvoert. Je moet dan opnieuw langs de notaris voor een officiële akte. Uiteraard brengt dit dus opnieuw een flink pak kosten mee. Ook die uitgaven zal je bij de oprichtingskosten vinden.
Uitgiften van leningen
Soms besluit een (groot) bedrijf om leningen uit te geven. Dit is aan een aantal voorwaarden verbonden. Zo moet je een prospectus samenstellen en uitgeven, wat natuurlijk voor kosten zorgt. In België vallen ook deze kosten onder de ‘oprichtingskosten’. In Nederland is dit niet het geval.
Herstructeringskosten
In Nederland is het niet toegelaten om herstructueringskosten als oprichtingskosten te boeken. In België echter wel. Een bedrijf in herstructurering mag onder een aantal strenge voorwaarden de hiermee gepaard gaande kosten bij de oprichtingskosten boeken. De voorwaarden vind je terug in artikel 58 lid 2 van het ‘KB tot uitvoering van het Vennootschapswetboek’:
“Kosten die worden gemaakt in het kader van een herstructurering worden alleen dan onder de activa opgenomen, wanneer het gaat om welbepaalde kosten die verband houden met een ingrijpende wijziging in de structuur of de organisatie van de vennootschap en die kosten ertoe strekken een gunstige en duurzame invloed te hebben op de rentabiliteit van de vennootschap. In de toelichting moet worden verantwoord dat aan deze voorwaarden is voldaan. De herstructureringskosten die het karakter hebben van bedrijfskosten of van uitzonderlijke kosten worden geactiveerd door ze op zichtbare wijze in mindering te brengen van het totaal bedrag respectievelijk van de bedrijfskosten en van de uitzonderlijke kosten”.
Denk bij herstructeringskosten bijvoorbeeld aan studiekosten, kosten voor herscholing, brugpensioenen, verhuiskosten en opzeggingsvergoedingen bij het ontslaan van werknemers.
Mag je oprichtingskosten afschrijven en activeren?
Afschrijvingen
Ja, gelukkig wel! Stel dat je de kosten bij oprichting van een vennootschap volledig op de eerste balans boekt. De zware kosten zouden meteen de winst drastisch beperken of kunnen zelfs tot verlies leiden. Je mag daarom oprichtingskosten afschrijven en activeren, maar het is geen verplichting. Neem je liever de kosten volledig ten laste van je eerste boekjaar om er meteen komaf mee te maken? Geen probleem! Denk echter wel goed na over deze keuze. Ze zal een impact hebben op het resultaat en de winst van je vennootschap in het eerste jaar.
De laatste jaren werd het steeds gebruikelijker om oprichtingskosten niet te activeren, ook al staan zowel de Belgische als Nederlandse wetgevingen het nog altijd toe.
Heel merkwaardig: in België verschijnen de oprichtingskosten alleen op het actief van de balans wanneer je ze activeert en afschrijft over verschillende boekjaren. Neem je alles ten laste van het eerste boekjaar? Dan zal je de kosten terugvinden in de resultatenrekening (winst- en verliesrekening) van je jaarrekening, maar niet op het actief van de balans.
Termijn
Je mag oprichtingskosten in België en Nederland afschrijven over maximaal vijf jaar. Wettelijk ben je dus verplicht om bij de afschrijving van oprichtingskosten de aanschaffingswaarde jaarlijks met minstens 20% te verminderen. Dit betekent dat je de uitgaven op het actief inschrijft waar ze beetje bij beetje, gespreid over meerdere jaren, in het resultaat worden genomen. De boekwaarde van de oprichtingskosten daalt dan ook jaar na jaar met het bedrag van de geboekte afschrijving.
In België vormen de kosten in het kader van de uitgifte van leningen hierop een uitzondering. Die mag je afschrijven over de looptijd van de lening. Is die langer dan vijf jaar mag je ze dus ook over een langere periode afschrijven.
Ook voor de afschrijving van kosten in het kader van herstructurering gelden in België wettelijke beperkingen. Zo moet het gaan om welbepaalde en nauwkeurig omschreven kosten. Ze moeten zijn gemaakt in verband met een ingrijpende wijziging in de structuur van de onderneming. Deze kosten moeten bovendien een gunstige en duurzame invloed op de rentabiliteit van de onderneming hebben. In de toelichting bij de jaarrekening moet de onderneming verantwoorden hoe deze voorwaarden zijn vervuld.
Interpretatie van oprichtingskosten
Maar hoe moeten we nu de rubriek ‘oprichtingskosten’ interpreteren wanneer we de balans van een bedrijf bekijken? Besef dat oprichtingskosten wel deel uitmaken van het actief van de balans en van de activa van de onderneming, maar dat het eigenlijk vrij waardeloze en soms zelfs fictieve activa zijn.
Voor de onderneming zelf gaat het natuurlijk om belangrijke kosten, maar oprichtingskosten kan je morgen niet zomaar aan een ander bedrijf doorverkopen. Net als bij immateriële vaste activa kan je dus maar beter bij je studie van de balans de oprichtingskosten in mindering brengen van het eigen vermogen. Zo krijg je een juister beeld van de echte waarde van het bedrijf. Gaat de onderneming morgen failliet zullen activa als ‘oprichtingkosten’ immers nooit verkocht kunnen worden en dus ook niets opbrengen.
Vaak gaat het ook om kosten waarvan het nut in de toekomst nog valt af te wachten. Denk bijvoorbeeld aan uitgaven voor marktonderzoek, publiciteit of prospectie. Of dit ook echt een positieve impact op het resultaat van het bedrijf zal hebben is koffiedik kijken.
Wees dan ook op je hoede voor grote bedragen in de rubriek ‘oprichtingskosten’. Haast altijd zijn deze activa niet echt iets waard. Daarom brengen banken bij het onderzoek van een krediet vaak de oprichtingskosten in mindering van het actief. Sommige banken trekken zelfs de hele immateriële vaste activa van het actief af.
Wat je zeker moet onthouden
De belangrijkste leerpunten rond oprichtingskosten zijn:
- Oprichtingskosten zijn bijna altijd zo goed als waardeloos en niet verkoopbaar
- Ze kunnen voorkomen bij de oprichting maar ook in een later stadium
- Je kan de kosten afschrijven en activeren over verschillende boekjaren, of volledig ten laste nemen van het eerste jaar
- Alleen bij afschrijving over verschillende jaren verschijnen ze op het actief van de balans
- De afschrijvingstermijn is maximaal vijf jaar, met in België een uitzondering voor uitgiften van leningen
Waar zou jij doen bij het opstarten van je vennootschap: afschrijven en activeren? Of toch maar alles ineens op het eerste jaar boeken? En waarom? Laat het ons weten in een reactie onder dit bericht!