Wat zijn overlopende rekeningen? Uitleg en voorbeelden

Overlopende rekeningen zijn een eigenaardige balansrubriek. Toch kan je met wat verbeelding de bedoeling al gauw uit de naam afleiden: ‘overlopend’ van het huidige boekjaar naar het volgende. Het is een oplossing voor de kosten en opbrengsten die op een of andere manier twee boekjaren overlappen. Bijvoorbeeld omdat je op het eind van het jaar een factuur krijgt die je pas volgend boekjaar zal betalen. Of je ontvangt nu al een betaling voor iets van volgend jaar. Deze balansrubriek is vaak wat moeilijker te begrijpen en komt wat verwarrend over. Hoog tijd dus om wat klaarheid te scheppen!

Wat zijn overlopende rekeningen?

De overlopende rekeningen zijn een balansrubriek voor cijfers die meer dan één boekjaar overlappen. Dit is wat eigenaardig, want normaal heeft een balans altijd betrekking op één jaar, bijvoorbeeld 2024 of boekjaar 2025. De balans geeft dan een overzicht van de toestand van de onderneming op de laatste dag van dat boekjaar.

Maar soms zijn kosten of opbrengsten niet zo eenduidig aan één enkel jaar toe te wijzen. Om dit euvel te verhelpen bedacht men de ‘overlopende rekeningen’.

Concreet gaat het dus om kosten of opbrengsten die je dit jaar al hebt, maar die eigenlijk met het volgende boekjaar te maken hebben. Het doel van de ‘overlopende rekeningen’ is dus ervoor zorgen dat men alle kosten en opbrengsten van het bedrijf altijd aan het juiste boekjaar toewijst.

BELANGRIJK INZICHT!

Overlopende rekeningen hebben betrekkingen op kosten of opbrengsten die dit jaar zijn gemaakt, maar eigenlijk betrekking hebben op een ander boekjaar

Vier soorten overlopende rekeningen

Er bestaan vier soorten overlopende rekeningen. Op de balans zie je alleen een globaal bedrag. Je weet dus niet altijd wat er precies onder schuil gaat.

Er zijn twee situaties mogelijk. Ofwel gebeurde er al een boeking tijdens het voorbije boekjaar, ofwel niet.

Nog geen boeking gebeurd

• ‘Over te dragen kosten’: je ontvangt dit boekjaar al een factuur maar je gebruikt die goederen pas volgend boekjaar
• ‘Over te dragen opbrengsten’: je ontvangt een betaling van iemand voor iets dat je pas volgend boekjaar gaat realiseren of leveren

Al een boeking gebeurd

• ‘Toe te rekenen kosten’: je verbruikte al goederen of diensten waarvan je de betaling pas volgend boekjaar zal voldoen
• ‘Toe te rekenen opbrengsten’: je leverde dit jaar een prestatie waarvoor je pas volgend boekjaar wordt betaald

Waar staan overlopende rekeningen op de balans?

Op een Belgische balans zijn de overlopende rekeningen de laatste rubriek van het actief van de balans en het passief van de balans. Ze dragen zowel op actief als passief dezelfde benaming: ‘overlopende rekeningen’.

BELANGRIJK INZICHT!

Overlopende rekeningen komen zowel op het actief als het passief van de balans voor

Overlopende rekeningen op het actief

Je vindt ze terug helemaal onderaan de balans:

Denk bij overlopende rekeningen op het actief aan ‘over te dragen kosten’. Ze zijn dit jaar wel betaald, maar gaan eigenlijk geheel of voor een stukje over iets voor volgend jaar.

Een aantal voorbeelden maken alles veel duidelijker.

Huur van een gebouw

Overlopende rekeningen hebben vaak betrekking op materiële vaste activa zoals gebouwen. Stel dat jouw bedrijf een gebouw huurt. Om de drie maand moet je huur betalen aan de eigenaar van het gebouw. Op 1 december betaal je de huur voor de volgende drie maand, dus voor de maanden december, januari en februari.

Hoewel je die drie maand huur dit jaar in december hebt betaald heeft twee derde van dat bedrag wel betrekking op de eerste twee maanden van volgend jaar. Het zou dus niet logisch zijn om die kost van drie maand huur volledig ten laste te leggen van dit jaar.

Daarom lost men dit als volgt op. Op het einde van het boekjaar boekt men twee derde van deze betaalde kost ‘tegen’ in de resultatenrekening en brengt men dit terug in mindering van de kosten.

Twee derde van de betaalde huur komt bij het afsluiten van het boekjaar op de rubriek ‘overlopende rekeningen’ op het actief terecht. Bij het begin van het volgende boekjaar gaan de kosten op de overlopende rekeningen terug naar de kosten van het nieuwe boekjaar in de resultatenrekening.

Premies

Een andere mogelijkheid zijn verzekeringspremies. Je betaalt ze bijvoorbeeld in december voor het volgende boekjaar.

Beleggingen

Een laatste voorbeeld zijn de beleggingen van het bedrijf in spaarrekeningen of termijnbeleggingen. De rente is in december wel verworven, maar die opbrengst zal pas betaald worden in januari. Denk bijvoorbeeld aan de intrest op een bankrekening.

Op 31 december is die verworven, maar de betaling gebeurt meestal pas op 2 januari. Wanneer je boekjaar afsluit op 31 december komt die betaling van de intresten dus te laat. Die nog te ontvangen intresten plaatst men dus ook op de overlopende rekeningen.

Er gelden boekhoudregels voor overlopende rekeningen op het actief waar je verplicht bent je aan te houden.

Overlopende rekeningen op het passief

Ook op het passief vind je een rubriek ‘overlopende rekeningen’, om opbrengsten en kosten die twee boekjaren overlappen onder te brengen. Hier vind je nog niet betaalde kosten maar die wel bij dit boekjaar horen. Je vindt ze net als op het actief helemaal onderaan terug:

In bovenstaand voorbeeld is deze rubriek op het passief leeg. Er hoeft dus niet altijd een bedrag te staan. Voor veel bedrijven is deze rubriek gewoon ‘leeg’.

Ook hier geven we een aantal voorbeelden om het wat concreter te maken.

Facturen

In december valt er een vervelende rekening in de bus: de elektriciteit moet betaald worden. Je moet de factuur echter pas betalen voor 31 januari. En natuurlijk ga je dan ook wachten tot januari, want betalingsuitstel is in je voordeel. Je boekt deze kosten dan ook op de ‘overlopende rekening’. Het gaat immers om de al opgelopen elektriciteitskosten van 2024, maar die je pas in 2025 zal betalen.

Vooruitbetaalde huur

Een andere mogelijkheid zijn opbrengsten die je al hebt ontvangen maar op een volgend boekjaar betrekking hebben. Denk bijvoorbeeld aan vooruitontvangen huur. Iemand betaalt aan je bedrijf drie maand huur, waarvan één maand 2024 betreft (december) en twee maanden 2025 (januari en februari).

Het gaat om een opbrengst die je nu al krijgt, maar die te maken heeft met volgend boekjaar. Het omgekeerde scenario van het actief dus: hier is je bedrijf de verhuurder van het gebouw of de winkelruimte.

Ook hier geldt dat je je moet houden aan de boekhoudregels voor overlopende rekeningen op het passief.

Begrijp je de overlopende rekeningen na dit artikel wat beter? Op de hoogte blijven van nieuwe, gelijkaardige artikelen was nog nooit zo makkelijk als met onze gratis nieuwsbrief!