Je kan maar aan balanslezen doen als je jaarrekeningen ter beschikking hebt. De jaarrekening neerleggen is voor veel bedrijven een wettelijke verplichting. En dat heeft een goede reden. Door het openbaar maken van de cijfers weet iedereen die met het bedrijf relaties onderhoudt hoe het ervoor staat. Dat is van belang voor klanten, leveranciers en kredietgevers. Als het bedrijf beursgenoteerd is zullen bovendien ook de aandeelhouders willen weten hoe de onderneming eraan toe is. Wie moet neerleggen, hoe en wanneer? En hoe kom je aan die jaarrekening?

Wie moet de jaarrekening neerleggen?

Alle bedrijven zijn verplicht om een boekhouding te voeren. Welke vorm ze ook hebben, of wat ook hun doel is: er moet altijd een boekhouding zijn. Maar niet alle ondernemingen hebben de plicht om hun jaarrekening ook te publiceren.

Welke ondernemingen moeten dit doen en welke niet?

Publicatieplicht

Natuurlijke personen (zelfstandigen, eenmanszaken) met een beroepsactiviteit hebben geen enkele verplichting tot publicatie van hun resultaten.

Dat ligt anders voor wie een beroepsactiviteit via een vennootschap uitoefent. Vooral vennootschapsvormen met beperkte aansprakelijkheid zijn verplicht om hun jaarrekening te publiceren.

Volgende ondernemingen moeten hun jaarrekening neerleggen:

• BVBA
• CVBA
• NV
• Comm. VA
• (E)ESV
• SE
• Grote en zeer grote verenigingen en stichtingen
• Grote VZW’’s
• Sommige openbare instellingen, verzekeringsmaatschappijen, …

In deze vennootschapsvormen zijn heel wat wijzigingen op til door de geplande hervorming van het vennootschapsrecht in 2019. Sommige rechtsvormen zullen verdwijnen. Andere blijven dan weer bestaan maar in een andere vorm.

Wie moet geen jaarrekening neerleggen?

Vennootschappen met onbeperkt aansprakelijke vennoten leggen in de regel geen jaarrekening neer. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• VOF
• Comm.V.
• CVOA

Hierop bestaat wel een uitzondering. Als deze ondernemingen groot zijn en bovendien onder hun vennoten een rechtspersoon hebben (een andere vennootschap dus) zijn ze wél verplicht de jaarrekening neer te leggen.

Nog een aantal andere types ondernemingen zijn niet verplicht om hun jaarrekeningen neer te leggen:

• Landbouwondernemingen
• Ziekenhuizen en instellingen van openbaar nut
• Onderwijsinstellingen
• Ziekenfondsen
• Beroepsverenigingen
• Feitelijke verenigingen

Speciale gevallen

Soms maakt de rechtstoestand waarin een vennootschap zich bevindt een neerlegging noodzakelijk. Zo moeten gesplitste, opgeslorpte of gefuseerde vennootschappen een jaarrekening neerleggen. Ook voor vennootschappen in vereffening is in sommige gevallen een neerlegging vereist.

Verantwoordelijkheid

Allemaal goed en wel, maar wie moet hiervoor instaan? De verantwoordelijkheid voor het tijdig neerleggen ligt bij de zaakvoerders en bestuurders.

Waar moet de neerlegging gebeuren?

België

Belgische ondernemingen moeten hun jaarrekeningen deponeren bij de balanscentrale van de Nationale Bank van België.  Als buitenstaander kan je dan ook bij de balanscentrale de jaarrekening van een bedrijf gratis opvragen.

De toepassing op de website van de Nationale Bank waarmee je jaarrekeningen kunt neerleggen heet Filing.

Nederland

In Nederland deponeren bedrijven hun jaarrekening bij de Kamer van Koophandel (KvK) via een online toepassing. Je kan de jaarrekening van een Nederlands bedrijf hier tegen betaling ook raadplegen.

Hoe moet je de jaarrekening neerleggen?

Geef toe, papier is niet meer van deze tijd. En dat geldt ook voor de jaarrekening. Sinds 2009 is de regel om de jaarrekening elektronisch (online) neer te leggen bij de Nationale Bank (België) of de KvK (Nederland), via een toepassing op de website.

Na neerlegging dien je de neerleggingskosten te betalen. Eens dit gebeurd is ontvang je je ‘mededeling van neerlegging’. Dit is een belangrijk bewijs om bij te houden. Het kan van pas komen indien de fiscus de neerlegging zou betwisten.

In welke taal moet je de jaarrekening neerleggen?

Je moet steeds een versie van de jaarrekening in één van de drie officiële landstalen neerleggen. Met andere woorden: in België is dat Nederlands, Frans en Duits. Je bent daarbij wel verplicht om te kiezen voor de officiële taal van het gewest waar de exploitatiezetel van het bedrijf is gevestigd.

Stel dat je een bedrijf hebt in Geraardsbergen, een stadje in Oost-Vlaanderen vlakbij de taalgrens. Maar liefst tachtig procent van je klanten komen uit Wallonië en spreken Frans. Mag je je jaarrekening in het Frans neerleggen? Neen, want de zetel van je bedrijf ligt in het Vlaams Gewest.

Dit neemt niet weg dat de jaarrekening in een andere taal neerleggen op zich niet verboden is. Je mag ze dus neerleggen in het Engels of, sterker nog, zelfs eender welke officiële taal van de Europese Unie. Zolang je daarnaast maar een versie in een officiële landstaal neerlegt ook.

Heb je dus zin om je jaarrekening voor de lol eens in het Zweeds of Slovaaks neer te leggen? Doe maar, je verdoet echter wel je tijd, want zal tegelijk toch ook hetzelfde document in de officiële taal van je gewest moeten publiceren. Let wel: als je de jaarrekening in verschillende versies neerlegt maar er sluipt slordigweg een verschil tussen de ene en de andere versie telt altijd de versie in de officiële Belgische landstaal.

In welke vorm?

Men moet de jaarrekening neerleggen volgens een bepaald schema of ‘model’. Stel je immers voor wat een soep het zou worden, als iedereen lukraak zijn eigen structuur of indeling zou kiezen.

Er bestaan in België drie modellen:

• Het volledig schema
• Het verkort schema
• Het microschema

Je vindt deze modellen terug op de website van de Nationale Bank van België. Je kan niet zomaar kiezen welk schema je neemt. Grote ondernemingen of beursgenoteerde bedrijven gebruiken het volledige schema. Kleine ondernemingen en niet-beursgenoteerde bedrijven daarentegen mogen het verkorte schema nemen. Het microschema is alleen mogelijk voor micro-ondernemingen.

In welke munt?

Op een paar (zeldzame) uitzonderingen en afwijkingen na moet de jaarrekening altijd in euro neergelegd worden.

Wanneer moet je de jaarrekening neerleggen?

Deadline

De timing voor het neerleggen van de jaarrekening is heel precies bepaald:

“ Binnen de dertig dagen na de goedkeuring door de Algemene Vergadering en binnen de zeven maanden na de afsluiting van het boekjaar moet men de jaarrekening neerleggen”

Diezelfde timing geldt ook voor het uitzonderlijke geval waarin een VOF, CVOA of Comm.V. een jaarrekening moet neerleggen.

Een voorbeeld:

Stel : het boekjaar sluit af op 31 december.

De algemene vergadering moet dan plaatsvinden binnen de zes maand, dus voor 30 juni. Nadat de jaarrekeningen daar zijn goedgekeurd heeft het bedrijf nog dertig dagen om deze neer te leggen bij de Nationale Bank. Daarna moet het bedrijf binnen de zeven kalenderdagen de neerlegging betalen om geldig te zijn.

Mag de Raad van Bestuur eventueel ook de jaarrekening goedkeuren? Neen, zeker niet! De goedkeuring moet altijd door de algemene vergadering gebeuren.

Wat bij laattijdige neerlegging?

Laattijdige neerlegging kan verstrekkende gevolgen hebben. Je zal vooreerst een hoger tarief moeten betalen voor de neerlegging. Maar dat is nog niet het ergste.

Stel dat derden schade lijden. Zonder tegenbewijs neemt de rechtbank automatisch aan dat die schade voortvloeit uit het niet-nakomen van de verplichtingen tot neerlegging.

Je komt ook met een onvolledige aangifte voor je vennootschapsbelasting te zitten, want de jaarrekening kan niet bij je aangifte gevoegd worden.

Als je de jaarrekening drie jaar op rij niet neerlegt kon de Kamer van Koophandel tot 12/06/2017 op vraag van elke belanghebbende de ontbinding van de onderneming uitspreken. Je kon dan zelfs geschrapt worden uit de Kruispuntenbank voor Ondernemingen.

Maar sinds 12/06/2017 is dit nog verstrengd. Nu kan een vennootschap zelfs al gerechtelijk  ontbonden  worden  indien  zij  haar  jaarrekening niet heeft neergelegd binnen een periode van zeven maanden na het afsluiten van haar boekjaar. Dit is het gevolg van een nieuwe wet (17/05/2017) waarmee men het fenomeen  van   slapende   vennootschappen   wil bestrijden.

Met andere woorden: sinds juni 2017 is tijdig de jaarrekening neerleggen nog veel belangrijker dan ooit tevoren!

Imago naar buitenwereld

Laattijdig de jaarrekening neerleggen is bovendien ook nog eens een slecht signaal naar banken toe. Je zou wel eens problemen kunnen ondervinden wanneer je een lening aanvraagt voor je bedrijf. Het geeft niet alleen een slordige indruk, maar wekt ook argwaan op. Wordt het bedrijf niet goed gerund? Waarom komt men zijn administratieve verplichtingen niet na? Wil men misschien iets verbergen?

Vermijd dergelijke onnodige verwikkelingen. Houd je strikt aan de stipte en tijdige neerlegging van je jaarrekening, zodat dit geen obstakel vormt om een lening te krijgen. Zo werk je bovendien tegelijk aan een onberispelijk imago voor de buitenwereld!

Bronnen

https://taxworld.wolterskluwer.be/nl/nieuws/uitgespit/jaarrekening-neerleggen-wie-hoe-wanneer/

https://taxworld.wolterskluwer.be/nl/nieuws/uitgespit/magda-veel-gestelde-vragen-over-de-jaarrekening/?lipi=urn%3Ali%3Apage%3Ad_flagship3_profile_view_base_recent_activity_details_all%3B6f7PqFhzSGSd09domlrygA%3D%3D

BUYSE, I & DEKEYSER, M., “Balanslezen voor niet-ingewijden”, Roularta Books, 2011

https://www.nbb.be/nl/balanscentrale/jaarrekeningen-neerleggen